Portalen Adminval & Administratörsguide

Översikt: Administratörens ansvarsområden i k8

Som administratör i TellusTalk Portalen har du tillgång till systeminställningar som styr organisationens meddelandeflöden, säkerhet och behörigheter.

TellusTalks moderna portal nås på adressen https://k8api.tellustalk.com/portal. Gränssnittet är optimerat för snabbt arbete, hög tillgänglighet och full transparens över organisationens samtliga kommunikationskanaler.

Inloggningsmetoder & Tvåfaktorsautentisering (2FA)

För att säkerställa högsta möjliga säkerhetsnivå stöder portalen flera inloggningsalternativ:

• BankID (Mobilt BankID): Rekommenderad och snabb metod. Administratören kopplar sitt personnummer under sina användarinställningar och kan därefter logga in snabbt och säkert utan lösenord. Inloggning med BankID kostar 49 öre per inloggning.
• Freja eID: Godkänd svensk e-legitimation med hög tillitsnivå (LoA3).
• E-post & Lösenord med 2FA (OTP): Inloggning med starkt lösenord kompletterat med engångskod via en autentiseringsapp eller SMS-engångskod.

Centrala grundinställningar på kontonivå

I dagsläget kan administratören ställa in standardlösenord på kontonivå för alla användare som läggs upp på portalen. När användaren väl loggat in kan medarbetaren själv ändra sitt personliga lösenord efteråt under sina kontoinställningar.

På samma sätt kan textavsändare i dagsläget ställas in på kontonivå av administratören. Denna textavsändare ärvs automatiskt av alla kontots användare som standard vid nya utskick (läs mer om detta i kapitel 5).

Konto- och funktionsväxlare i toppmenyn

I k8-portalens översta fält finns en integrerad konto- och funktionsväxlare. I exemplet nedan (Figur 1.1) visas en upplagd användare (hej@tellustalk.com (test)) samt hur man smidigt växlar mellan olika kundkonton och testmiljöer eller navigerar direkt till Skicka, Loggar, Resurser och Statistik.

Toppmenyn i k8-portalen: Kontoväljare & snabbåtkomst Förstora bild

Figur 1.1: Toppmenyn i k8-portalen: Visar en upplagd användare (hej@tellustalk.com (test)) och hur man växlar smidigt mellan konton (t.ex. produktions- och testkonton) samt snabbåtkomst till Skicka, Loggar, Resurser och Statistik.

I TellusTalk Portalen struktureras kunder hierarkiskt i ett organisationsträd. Detta möjliggör spegling av komplexa företagsstrukturer, koncerner med flera dotterbolag, regionala kontor, kommunala förvaltningar eller interna avdelningar.

Nivåer i organisationshierarkin

Debiteringskoder & Interndebitering

För varje organisationsenhet i trädet kan du tilldela en unik debiteringskod (t.ex. kostnadsställe 4020 eller projektnummer PRJ-IT). När medarbetare inom enheten skickar SMS eller startar signeringsärenden taggas trafiken automatiskt med koden. Detta eliminerar manuell kontering vid månadsslut.

Arvsprincipen (Inherited Settings)

Inställningar som konfigureras på en högre nivå (t.ex. SMS-avsändare eller dataraderingspolicy på Bolagsnivå) ärvs automatiskt av alla underliggande organisationsenheter. Om en specifik avdelning har unika behov kan inställningarna överstyras på enhetsnivå utan att påverka övriga organisationen.

Som administratör kan du när som helst lägga till nya kollegor, uppdatera kontaktuppgifter, justera avdelningstillhörighet eller inaktivera konton vid avslutad anställning.

Användaradministration i k8-portalen: Skapa ny användare Förstora bild

Figur 3.1: Användaradministration i k8-portalen: Skapa nya användare snabbt med namn och e-postadress direkt under vald organisation.

Steg-för-steg: Skapa en ny användare

1. Navigera till fliken Användare under administration i portalen.
2. Säkerställ att rätt bolag eller organisationsenhet är vald i vänstermenyn/trädet.
3. Klicka på den gröna knappen Skapa användare.
4. Ange användarens fullständiga Namn (t.ex. Anna Andersson) och E-postadress (t.ex. anna.andersson@foretaget.se).
5. Klicka på Skapa. Portalen skickar ett automatiskt välkomstmejl med en säker länk där användaren sätter sitt personliga lösenord och aktiverar eventuell tvåfaktorsautentisering eller BankID.

Användarinställningar & Resurstilldelning

När användaren är skapad kan du konfigurera specifika rättigheter:

• Inloggningsalias (BankID): Registrera medarbetarens personnummer så att inloggning kan ske direkt via Mobilt BankID.
• Tilldelade avsändare: Begränsa vilka avsändarnamn eller virtuella nummer användaren får använda i Skickavyn.
• Återställning av 2FA: Om en användare byter telefon eller förlorar sin autentiseringsapp kan administratören generera en återställningsnyckel.
• Inaktivering: Vid personalförändringar inaktiveras kontot med ett klick. All historik och tidigare skickade meddelanden sparas intakta för revision.

I k8-portalen hanteras behörigheter med finkornig precision för att säkerställa att varje medarbetare har tillgång till exakt de funktioner och data som krävs för deras arbetsuppgifter (Principle of Least Privilege).

Behörighetsöversikt i k8-portalen: Auktoriserade användare Förstora bild

Figur 4.1: Behörighetsöversikt i k8-portalen: Auktoriserade användare strukturerade under flikarna Bolag, Organisationsenhet och Moderbolag.

Behörighetsnivåer i k8-portalen

Privacy by Design & Behörighetsdelning i K8

Plattformen K8 har ett modernt behörighetssystem utvecklat med Privacy by Design i fokus. Varje enskild användare har full kontroll över vem som kan se deras adressböcker, personliga inställningar och detaljer kring skickade och mottagna meddelanden.

Detta innebär att administratörer på kontot, och även TellusTalks support, som standard inte kan se något av detta. Vid supportfrågor kan det därför i vissa fall bli nödvändigt att användaren själv aktivt delar ut access/behörighet till TellusTalks support för att få handfast hjälp med felsökning eller genomgång.

En användare kan när som helst dela ut ”Access/Behörighet” på två nivåer:

• Hela sin arbetsyta/användarvy: Då kan den behöriga mottagaren (eller TellusTalks support) se hela användarens vy med inställningar, loggar, mallar och meddelanden.
• Specifik adressbok: Om användaren enbart delar ut en viss adressbok blir just den adressboken tillgänglig i mottagarens egen vy och adressbokshantering, utan att några andra privata inställningar eller loggar exponeras.

Särskild betoning: Inställningarna under denna sektion konfigureras på kontonivå och fungerar som centrala standardregler för hela kontot. Administratören anger i dagsläget de centrala standardinställningarna för hela kontot som ärvs automatiskt av alla medarbetare. Samtidigt har en användare som är inloggad i portalen full behörighet att ändra sin egen förvalda avsändare under hens personliga SMS-inställningar, samt att flexibelt välja bland organisationens godkända avsändaralternativ i Skickavyn vid varje specifikt utskick.

SMS-inställningar på kontonivå i k8-portalen Förstora bild

Figur 5.1: SMS-inställningar på kontonivå i k8-portalen: Konfigurera standard avsändarvisning (upp till 11 alfanumeriska tecken), textavsändare och regler som ärvs av användarna på kontot.

Fullständig översikt: Val av SMS-avsändare

När ett SMS skickas via TellusTalk visas en avsändare i mottagarens mobiltelefon. Som administratör kan du definiera och tillåta följande avsändaralternativ för kontot:

1. Svarbara SMS (Tvåvägskommunikation)

• Nummer (Valfritt mobilnummer): Valfritt mobilnummer, exempelvis medarbetarens eget tjänstemobilnummer. Mottagaren ser numret i displayen och kan svara precis som om SMS:et skickades direkt från telefonen. Svaret hamnar i medarbetarens vanliga mobila inkorg.
• Svars-SMS (Virtuellt svarsnummer): TellusTalk tilldelar eller använder ett eget virtuellt nummer. Mottagarens svar tas emot av TellusTalks system och vidarebefordras automatiskt till användarens e-postadress eller en angiven webhook/system-URL.
• Kortnummer: Om organisationen hyr ett kodord/prefix av TellusTalk kan TellusTalks kortnummer (t.ex. 72080) användas som avsändare. För att svaret ska dirigeras rätt måste mottagaren skriva det hyrda kodordet först i sitt svarsmeddelande.

2. Icke svarbara SMS (Envägskommunikation)

• Text (Alfanumerisk avsändare): Upp till 11 alfanumeriska tecken (a-z, A-Z, 0-9, bindestreck -, punkt ., samt mellanslag). Exempel: TellusTalk, Kommunen, Tandklinik. Mottagaren kan inte svara på detta meddelande!
• Ämne: De första 11 tecknen av meddelandets ämnesrad används automatiskt som avsändare. Även detta är en alfanumerisk textavsändare som inte kan besvaras.

Konfigurationsalternativ på kontonivå

• Standard avsändarvisning: Den avsändare som automatiskt är ifylld när en medarbetare öppnar Skickavyn.
• Lås avsändare: Tvinga alla utskick att använda kontots godkända textavsändare så att enskilda användare inte kan ange privata mobilnummer.
• Giltighetstid (Validity Period): Standardvärdet är 48 timmar. Om mottagarens mobil är avstängd försöker mobiloperatörerna leverera meddelandet under denna tid. För tidskritiska engångskoder kan du sänka giltighetstiden till t.ex. 1 eller 2 timmar.
• Teckenkodning & SMS-längd: Standard GSM 7-bit ger 160 tecken per SMS. Om specialtecken eller emojis används växlar systemet automatiskt till UCS-2 (Unicode, 70 tecken per SMS-del). Kontoinställningen kan ställas in för att varna användare om Unicode-tecken upptäcks.

Funktionen Spam Config skyddar organisationens konto och budget mot missbruk, felskick och skadlig programvara. Den fungerar som en automatiserad säkerhetsspärr (Rate Limiting) per mottagarland.

Spamkonfiguration i k8-portalen: Hastighetsbegränsning per land Förstora bild

Figur 6.1: Spamkonfiguration: Lägg till skyddsregler per land med maximalt antal SMS per 10 minuter (* för obegränsat) för att motverka missbruk och oväntade kostnader.

Hur Spam Config fungerar i praktiken

I formuläret definierar du regler baserat på två parametrar:

• Land (Country): Välj specifikt land (t.ex. Sverige, Norge, Finland) eller internationell destination.
• SMS per 10 minuter: Ange maximalt antal tillåtna SMS som får skickas till det valda landet under ett rullande 10-minutersfönster.
• Obegränsat (*): Om du anger en asterisk (*) tillämpas ingen volymgräns för det specifika landet.

Skyddsscenarier: Varför Spam Config är kritiskt

TellusTalks k8-portal erbjuder en branschledande funktion för automatiserad gallring och dataradering. Med Data Delete Policy kan administratören exakt styra vilka loggtyper som ska raderas automatiskt, vilket säkerställer full efterlevnad av GDPR och minimerar organisationens datalagringsrisk.

Policy för dataradering i k8-portalen: Granulära gallringsreglage Förstora bild

Figur 7.1: Policy för dataradering: Automatisk loggradering per bolag eller enhet med separata reglage för levererade, misslyckade, väntande och inkommande meddelanden samt jobb och Ebox-jobb.

Loggtyper som kan raderas automatiskt

Du aktiverar eller avaktiverar radering med de separata reglagen:

• Levererad (Delivered): Loggposter och meddelandetext raderas automatiskt så snart operatören bekräftat att mottagaren tagit emot meddelandet.
• Misslyckad (Failed): Loggar med permanent felstatus (t.ex. ogiltigt mobilnummer) rensas bort.
• Väntar (Pending): Raderar meddelanden som ligger i kö eller väntar på leverans.
• Inkommande (Incoming): Raderar loggar och innehåll för meddelanden som skickats till organisationens svarsnummer.
• Jobb (Jobs): Raderar överordnade körningsloggar för massutskick och batch-jobb.
• Ebox-jobb (Ebox Jobs): Raderar jobb kopplade till digital brevlådeleverans (t.ex. Kivra eller Min Myndighetspost).

Viktig information: Resurser & Nummeradministration är en tilläggstjänst där organisationen hyr något av dessa val (virtuella mobilnummer, kortnummer/kodord, digitala faxnummer eller publika profiler). Under sektionen Resurser i portalen administrerar ni de dedikerade nummer och kanaler som ert konto har aktiverat.

Resurstyper i Portalen

• Virtuella mobilnummer: Dedikerade svenska mobilnummer (+46 7x...) som tillhör ert konto. Perfekt för inkommande tvåvägs-SMS. Inkommande meddelanden kan automatiskt vidarebefordras till en eller flera e-postadresser, en HTTP-webhook eller portalens gemensamma inkorg.
• Kortnummer & Kodord: 5-siffriga kortnummer (t.ex. 72080) med unika sökord (t.ex. "STARTA", "BOKA"). Används för kampanjer, kundklubbar, SMS-anmälningar eller tvåstegsverifiering.
• Digitala faxnummer: Lokala riktnummer (08-, 031-, 040- etc.) eller 0200-nummer som tar emot fax. Inkommande fax konverteras i realtid till PDF och skickas som e-postbilaga till vald e-postadress. Utgående fax kan skickas direkt via e-post eller portalen.
• Publika avsändarprofiler: Delade e-postadresser och textavsändare som administratören godkänt för hela bolaget.

Loggvyn i k8-portalen ger administratörer realtidsinsyn i all utgående och inkommande trafik över samtliga kanaler: SMS, E-post, SignApp, MMS och Fax.

Tolkning av leveransstatusar

Sökning på unikt UUID

Varje transaktion i TellusTalk Portalen tilldelas ett unikt 36-teckens UUID (t.ex. e7b92f44-6c12-48a1-b84e-399a5180421d). Vid kontakt med TellusTalks support är det alltid snabbast att uppge transaktionens UUID för omedelbar teknisk spårning i telekomnätet.

Anonymiserade loggar (Privacy Mode)

Om organisationen hanterar känslig verksamhet kan loggarna ställas in i anonymiserat läge. Då maskeras de sista fyra siffrorna i mobilnumren (t.ex. +4670123****) och meddelandets brödtext döljs för användare utan revisionsbehörighet.

I modulen Statistik får administratören en överskådlig och aggregerad bild av organisationens kommunikationsvolymer. Datat uppdateras automatiskt var 4:e timme dygnet runt.

Filtreringsmöjligheter

Du kan analysera trafiken ur flera olika dimensioner:

• Per tidsintervall: Idag, senaste 7 dagarna, innevarande månad, föregående kvartal eller anpassat datumintervall.
• Per organisation & enhet: Jämför volymer mellan olika dotterbolag eller avdelningar.
• Per användare: Se vilka medarbetare som skickar mest eller om volymer fördelar sig jämnt över teamet.
• Per kommunikationskanal: Separera SMS, E-signeringar, E-post och Fax.

Viktiga nyckeltal att följa

• Leveransgrad (%): Andelen framgångsrikt levererade meddelanden. En leveransgrad över 98% är normalt vid uppdaterade kundregister.
• Antal debiterade SMS-delar: Ett SMS på 160 tecken räknas som 1 del. Om ett meddelande är 161–306 tecken debiteras det som 2 delar. Genom att följa antalet delar kan administratören identifiera om mallar bör kortas ned för att spara kostnader.
• Signeringsstatusar: Andel slutförda e-signeringar kontra utgångna eller avbrutna ärenden i SignApp.

För medelstora och stora organisationer, kommuner och koncerner erbjuder TellusTalk en automatiserad tjänst för interndebitering. Tjänsten gör att fakturan från TellusTalk enkelt kan fördelas mellan olika interna kostnadsställen. Interndebitering är en tilläggstjänst som kostar 500 kr per månad.

Hur interndebiteringen fungerar

1. Administratören lägger in respektive avdelnings debiteringskod (kostnadsställe) i organisationsträdet.
2. När användare skickar meddelanden taggas varje transaktion i realtid med rätt kod.
3. Vid varje månadsskifte genereras en specificerad debiteringsfil i Microsoft Excel-format (.xls).
4. Ekonomiavdelningen importerar filen direkt till organisationens affärssystem (t.ex. Agresso/Unit4, Visma, SAP, Raindance).

TellusTalk är en svensk telekomoperatör och meddelandeleverantör med över 25 års erfarenhet av säkra meddelandetjänster för svensk offentlig sektor, bank, vård och industri.

Personuppgiftsbiträdesavtal (PUB-avtal)

När ni använder TellusTalk agerar vi som personuppgiftsbiträde för den personliga information ni överför (telefonnummer, namn, meddelandetext). Vi tecknar alltid fullständiga PUB-avtal (Data Processing Agreements) som uppfyller GDPR:s artikel 28 i detalj.

Underbiträdesförteckning & Aviseringar

TellusTalk använder endast noggrant utvärderade underbiträden (t.ex. svenska telekomoperatörer som Telia, Telenor och Tele2 samt säkerhetsinfrastruktur inom Sverige).

• Opt-in för underbiträdesaviseringar: I k8-portalen kan administratören anmäla sin e-postadress för att få formella förhandsaviseringar minst 30 dagar innan ändringar sker bland underbiträden.
• Svensk datalagring: Samtliga servrar och reservhallar är belägna inom Sveriges gränser under strikt svensk lagstiftning. Ingen kunddata överförs till tredje land utanför EU/EES.

Säkerhetsteknisk arkitektur

• Kryptering i vila och transport: All trafik skyddas med TLS 1.3 och modernaste krypteringsstandarder.
• Regelbundna penetrationstester: Portalen och underliggande API:er granskas återkommande av oberoende ackrediterade säkerhetsföretag.
• Skyddade meddelanden: För information som omfattas av sekretess erbjuder TellusTalk Skyddade meddelanden, där mottagaren måste legitimera sig med BankID för att kunna läsa texten och bilagorna.